Online Workshop Yaparken Dikkat Etmeniz Gerekenler

Userspots olarak tamamen uzaktan çalışmaya geçtik. Bu süreçte birçok servisimizi online ortama geçirdik ve bu süreçlerden birisi de workshop düzenlemek. Peki biz online workshoplarımızı nasıl düzenliyoruz?

Online Workshop Tavsiyeleri

Userspots olarak 13 Mart 2020 tarihinden bu yana uzaktan çalışmayı deneyimliyoruz. Bu süreçte birçok sürecimizi online ortama adapte ettik ve bu süreçlerden birisi de workshop düzenlemek. Peki biz online workshoplarımızı nasıl düzenliyoruz? Bu yazıda online workshop için hangi aşamada hangi araçları kullandığımızı ve faydalı olabilecek önerilerimizi bulabilirsiniz.

Workshop Öncesi

Araçlar: Airtable, Google Spreadsheet, Slack, Zapier, Typeform ve Videoask

Araştırma süreci sonrasında elimizdeki verilerle bir workshop gerçekleştireceksek; Typeform ve Videoask gibi araçlar üzerinden toplayıp elimizdeki verileri Airtable ve Google Spreadsheet gibi araçlar üzerinden analiz ediyoruz.

Workshop öncesinde bize faydalı olabilecek kaynaklar bulursak Slack grubumuz üzerinden etiketlendirme yaparak birbirimizle paylaşıyoruz. Bu paylaşma esnasında grubumuzda bize Zapier botu eşlik ediyor ve paylaşımlarımızı bizim yerimize takip ederek etiketli link paylaşımlarımızı Airtable’da listeliyor.

Airtable üzerinde “Blocks” bölümünde entegrasyonlar öncesinde oluşturduğumuz otomatik rapor oluşturma özelliği sayesinde sunum formatı içerisinde listelenen her paylaşım, linkleri Slack grubuna ekledikçe sunum içerisine de ekleniyor ve istediğimiz zaman bu sunumu belirli filtrelemeler yaparak .pdf uzantılı olarak çıktı alabiliyoruz.

Workshop Alanı Oluşturma


Araçlar:
Airtable, Google Spreadsheet ve Miro/Mural

Workshop aşamasına geçerken Google Spreadsheet’ten seçtiğimiz sütunları Miro’ya kopyaladığımızda her bir satır otomatik post-it olarak yapıştırılıyor, aynı özellik Mural için de geçerli. Böylece elimizdeki bazı verileri, workshop’ta kullanılabilir bir hale hızlıca dönüştürebiliyoruz.

Aynı zamanda Airtable üzerindeki verilerin gösterimini katılımcıya sunmak istediğimiz formatta galeri görünümünde ayarlayıp bu görünümün embed kodunu Miro’ya ekleyerek katılımcıya elimizdeki verileri workshop esnasında hızlıca sunabiliyoruz.

Elimizde bulunan .pdf dosyaları Miro’ya yüklediğimizde dökümanı seçip çıkan seçeneklerden “Extract All Pages” seçeneğini seçerek dökümanın, örneğin bir sunumun, tüm sayfaların birer sayfa olarak yapıştırılmasını sağlayabiliyoruz. Daha sonrasında bu alanları workshop içerisinde sunum yaparken veyahut katılımcıların üzerinde çalışması için kullanabiliyoruz.

Workshopları oluştururken bizim için faydalı olan bir diğer yöntem ise geçmiş workshoplarımızın taslaklarından faydalanmak. Aslında Miro’nun ve Mural’ın kendi workshop taslakları var. Ancak her geçen gün oluşturduğumuz yeni workshop alanları sayesinde kendi özel taslaklarımız oluşmaya başladı.


Not:
Miro ve Mural kıyaslaması yapacak olursak; Miro kullanıcısına istediğin özgürlükte çalış mesajını verirken Mural belirlediğin sınırlar içerisinde kal gibi bir mesaj veriyor. Kullanım açısından büyük farklılıklar olmasa da Miro entegrasyonları ve çalışma alanında daha rahat hareket edilebiliyor olması sebebiyle daha özgür ve daha özelleştirilebilir bir alan imkanı sunuyor. Mural ise kullanımı belirli bir alan içerisinde sınırlayarak özellikle ilk defa kullanacak kullanıcılar için sade bir kullanım sunuyor.

Online Workshop

Workshop Anı

Araçlar: Zoom ve Miro/Mural

Workshop’a başlamadan önce kontrolü sağlanması gereken nokta; üzerinde düzenleme yapılmayacak alanların kitli olduğuna emin olmak. Kalabalık workshoplar sırasında bu alanlar kitlenmediği takdirde oynamaya başlayabiliyor ve kontrolü sağlamak zor oluyor.

Miro/Mural aracımızın paralelinde kullanacağımız Zoom sayesinde workshop ortamını online ortama taşıyabiliyoruz. Workshop alanında gruplara bölmek istersek katılımcıları Zoom üzerinde ayrı Breakout Room’lara gönderip kendi aralarında konuşmalarını sağlayabiliyoruz. Her grup Miro’da kendi Frame’ini seçip o çerçeve içerisinde çalışmalarını gerçekleştirebiliyor. Grup çalışmaları sonrasında Breakout Room’ları kapatıp katılımcıları orta alanda buluşturup genel değerlendirmede bulunabiliyor ve istersek oylama eklentisi sayesinde katılımcılarla hızlı bir şekilde oylama gerçekleştirebiliyoruz.


Not: Eğer katılımcı sayısı fazla değilse ve gruplara bölme gibi özellikler kullanılmayacaksa direkt Miro alanı içerisinde de video görüşme gerçekleştirilebiliyor. Deneyimlerken bize yarattığı tek handikap ekran paylaşmak istediğimizde Miro haricinde farklı bir sekme veya pencereden katılımcılarla bir içerik paylaşımı gerçekleştirememekti, sadece Miro alanı içerisinde paylaşım gerçekleştiriliyor.

Teknik Öneriler

1.Workshop öncesinde linklerin çalışıp çalışmadığını test edin.

2.Workshop alanı ve sohbet alanı haricinde dikkat dağıtabilecek araçları (telefon, Slack gibi konuşma ve mesajlaşma araçlarınız, mail bildirimleriniz vs.) workshop öncesinde sessize almış veya kapatmış olun.

3.Workshop çalışma alanında katılımcının çalışmada aktif olabilmesi için masaüstü platformda workshop alanını açmasını tavsiye edebilirsiniz.

Hazırlayan;

UX Designer

Aziz Gürkan Tan

Çevrendekilerle Paylaş !

Userspots Bülten
Her ay tasarım ve teknoloji üzerine yeni stiller, dijital ürünler, projeleriniz için kaynaklar, tasarım ilhamları ve daha fazlasına sahip bülten.
2300’den fazla kişinin kayıtlı olduğu kulübümüze katıl !
Başvuru için teşekkürler. En kısa sürede sizinle iletişime geçeceğiz.
Lütfen eksik bilgileri tamamlayıp, tekrar deneyin.